【金融・企業法務】 定時株主総会関係日程と監査役の対応

　定時株主総会関係日程のスケジュール管理については、常勤の監査役に調整をお願いすることが通常だと思いますが、間違いの無い監査を行うためには、非常勤の監査役も常にスケジュールを意識しておく必要があります。　

（世田薬師）

　３月３１日を事業年度末日・基準日とする会社のスケジュールは以下のとおりです。

　２～３月の間

　　⇒　★期末監査（期中監査のまとめ、期末監査事項の調査・検討、会計監査立会、その他）

　　　　★会計監査人の評価、再任の適否検討

　３月３１日

　　⇒　◎事業年度末日・基準日

　４月　★期末監査

　４月下旬～５月上旬

　　⇒　★会計監査人の再任の適否決定

　　　　◎計算書類他の作成・提供

　　　　　　①計算関係書類（計算書類、附属明細書、連結計算書類）⇒会計監査人、監査役

　　　　　　②事業報告・附属明細書　⇒監査役

　　　　　　③内部統制報告書のドラフト⇒会計監査人・監査役

　　　　★特定取締役等から上記の書類についての説明を受け、内容を検討

　５月上旬～中旬

　　　　〇株主提案権の行使期限

　　　　★株主提案権行使の有無・その内容の確認

　　　　□通知・報告

　　　　　①会計監査報告の内容　⇒特定監査役・特定取締役

　　　　　②会計監査人の職務の遂行に関する事項　⇒特定監査役

　　　　　③財務報告に係る内部統制の監査の状況

　　　　　④監査の過程で発見した不正・誤謬・違法行為・内部統制の開示すべき重要な不備等

　　　　　⑤その他　⇒監査役、取締役

　　　　★会計監査人から上記の通知・報告に関する説明を受け、内容を検討

　　　　★監査役監査の実施状況、財務報告に係る内部統制の監視の状況他の説明　⇒　会計監査人

　　　　★決算短信（案）の入手検討

　５月中旬～下旬

　　　　★監査役（会）監査報告の作成、その内容の通知

　　　　　①事業報告・附属明細書の監査報告　⇒特定取締役

　　　　　②計算関係書類の監査報告　⇒特定取締役・会計監査人

　　　　◎決算（承認）取締役会

　　　　　①事業報告等・計算関係書類の承認

　　　　　②定時株主総会の招集の決定、議題・議案など所要の事項の決定

　　　　　③株主提案に対する取締役会の意思決定

　　　　　④決算短信の承認、その他

　　　　★総会の議案や書類（招集通知・添付書類【事業報告・計算関係書類等】・参考書類）の内容その他関係事項の適法性等の確認

　　　　★監査役の口頭報告案の作成

　６月上旬～中旬

　　　　◎所定の書類の備え置き（備置）

　　　　　①計算書類・会計監査報告・事業報告・附属明細書・監査役監査報告・監査役会監査報告　⇒本店及び支店（写し）

　　　　　②一定の場合の、退職慰労金内規　⇒本店

　　　　★備置書類の備置状況の確認

　　　　◎招集通知発送

　　　　★有価証券報告書（案）・確認書（案）・内部統制報告書（案）・監査報告書（案）の入手検討

　　　　★想定問答の準備、総会リハーサル出席

　６月下旬～

　　　　〇書面等による議決権の行使の期限

　　　　◎定時株主総会開催

　　　　★総会の議事運営や決議方法の適法性確認、監査役の口頭報告、株主の質問に対する説明等

　　　　★監査役会開催

　　　　◎取締役会開催

　　　　★株主総会終了後の要確認事項の確認

　　　　★会計監査人の報酬同意

　９月下旬　〇株主総会決議の取消しの訴えの制限

　いずれも基本的な監査役の対応なので、概要はつかんでおく必要があります