【金融・企業法務】 マイナンバー入門講座 第６講

６　（b　取扱規程等に基づく運用）

　　＜記録する項目としては、次に掲げるものが挙げられる。＞

　　①　特定個人情報ファイルの利用・出力状況の記録

　　②　書類・媒体等の持ち出しの記録

　　③　特定個人情報ファイルの削除・廃棄記録

　　④　削除・廃棄を委託した場合、これを証明する記録等

  ⑤　特定個人情報ファイルを情報システムで取り扱う場　　　　合、事務取扱担当者の情報システムの利用状況（ログイン実績、アクセスログ等）の記録

　番号法ガイドラインは、「ｂ　取扱規程等に基づく運用」の内容として、「取扱規程等に基づく運用状況を確認するため、システムログ又は利用実績を記録する。」と明記しており、その手法として、レジュメ第６項で掲げている手法を紹介しております。

　　①　特定個人情報ファイルの利用・出力状況の記録

　　②　書類・媒体等の持ち出しの記録

　　③　特定個人情報ファイルの削除・廃棄記録

　　④　削除・廃棄を委託した場合、これを証明する記録等

  ⑤　特定個人情報ファイルを情報システムで取り扱う場　合、事務取扱担当者の情報システムの利用状況（ログイン実績、アクセスログ等）の記録

　　の５つの項目を挙げており、取扱規程においてはその全ての項目に配慮する必要があります。特にシステムログや利用実績の記録を保管することは、取扱規程等に基づく確実な事務の実施、情報漏洩等の事案発生の抑止、点検・監査及び情報漏洩の事案に対処するために有効な手段ではありますが、大きな負担です。

　　これに対して、中小規模事業者の場合は、「特定個人情報等の取扱状況のわかる記録を保存する」ことで足ります。当事務所作成の取扱規程第８条もそれに基づいて作成されています。