【金融・企業法務】 マイナンバー入門講座 第３講

３　（基本方針・取扱規程）

　　＜番号法ガイドラインが基本方針で定めることが考えられるとしている項目＞

　　①　事業者の名称

　　②　関係法令・ガイドライン等の遵守

　　③　安全管理措置に関する事項

　　④　質問及び苦情処理の窓口

　　番号法ガイドラインは、基本方針を策定することが重要であるとし、また、取扱規程等を策定することを義務であるとしております。番号法ガイドラインが基本方針で定めることが考えられるとしている項目は、レジュメ第3項記載のとおり４項目ですが、参考までに、基本方針のモデルを資料としておつけしておりますのでご参照下さい。

　　次に、取扱規程等について見ていきたいと思います。

　＜番号法ガイドラインが取扱規程等の策定で例示している項目＞

　　取扱規程等は、次に掲げる管理段階ごとに、取扱方法、責任者・事務取扱担当者及びその任務等について定めることが考えられる。具体的に定める事項については、C～Fに記述する安全管理措置を盛り込むことが重要である。

　①　取得する段階

　②　利用する段階

　③　保存する段階

　④　提供を行う段階

　⑤　削除・廃棄を行う段階

　　取扱規程等についても、番号法ガイドラインは、①取得する段階、②利用する段階、③保存する段階、④提供を行う段階、⑤削除・廃棄を行う段階ごとに、取扱方法、責任者・事務取扱担当者及びその任務等について定めることが考えられると説明されています。

　　当事務所作成の「特定個人情報取扱規程」の１頁の目次をご覧下さい。なお、今後、徳当事務所作成の特定個人情報取扱規程の呼称も、当事務所作成の取扱規程に統一させていただきます。

目次をみると、当事務所の取扱規程においても、取得、利用、保存、提供、削除・廃棄という段階に応じて作成されていることがわかると思います。

　なお、取扱規程の策定についてですが、中小規模事業者を除き、安全管理措置の内容として、事務の流れを整理し、特定個人情報等の具体的な取扱いを定める取扱規程等を作成しなければならないと、取扱規程の策定は義務づけられております。

　　そこで、中小規模事業者の定義が問題となります。

　　＜中小規模事業者の特例＞

　　中小規模事業者とは、事業者のうち従業員の数が１００人以下の事業者

　　従業員の数は、事業年度末の従業員の数で判定し、毎年同時期に見直しを行っていく必要がある。

　　従業員の数が１００人以下で、例えば、委託に基づいて個人番号関係事務又は個人番号利用事務を業務として行う事業者等を除く事業者については、安全管理措置の内容が軽減されております。

　　当事務所作成の取扱規程は、従業員の数が１００人以下でまた例外にも該当しませんので、軽減された安全管理措置の内容にて策定しております。従って、当事務所の取扱規程を参考にされる場合には、その点について十分に注意していただけますようお願いいたします。